Bones pràctiques per a la realització de sessions de formació per videoconferència amb Google Meet

Les videoconferències per a formació del personal (sessions en què s’explica algun procediment als participants, es resolen dubtes, etc.) es poden complicar si reuneixen molts participants i no les planifiquem prèviament. En aquest document compartim algunes bones pràctiques que nosaltres hem anat aprenent i definint.

1. Planifiqueu la sessió

En primer lloc, abans de la videoconferència, és convenient esbossar un guió dels continguts i un protocol per als participants. Algunes de les preguntes que ens podem plantejar serien les següents:

  • Quan s’admetran preguntes dels participants? Al final de la sessió? Intercalades durant la sessió?
  • Com formularan les preguntes els participants? Recomanem que demanen la paraula amb el botó d'alçar la mà i donar-los pas per ordre per a formular la pregunta oralment.
  • Es gravarà la sessió? La gravació pot resultar útil per a altres persones interessades que no puguen assistir-hi.

2. Repartiu els rols

En una videoconferència d’aquest tipus podem distingir dos rols amb funcions diferents:

  • Adreçar-se als participants per a donar les explicacions i contestar les preguntes (l’anomenarem “orador/a”).
  • Estar pendent del xat i dels participants: silenciar micròfons, admetre o no usuaris externs, expulsar algú si cal, solucionar alguna incidència tècnica, donar pas a les preguntes… (l’anomenarem “ajudant/a”).

Ambdós rols poden recaure en una sola persona, però pot resultar més còmode i eficient, si és possible, repartir-los entre dues persones, de manera que una segona persona exercisca d’ajudant/a i siga l’interlocutor/a principal de l’orador/a.

Si els dos rols han de recaure en la mateixa persona, serà preferible que els participants comuniquen oralment els possibles problemes i que utilitzen el botó d'alçar la mà per a demanar la paraula en torns de preguntes predefinits (p. ex. al final de la sessió), de manera que l’orador/a no n'haja d’estar pendent durant tota la sessió.

3. Programeu la videoconferència amb Google Calendar

En Google Meet, només l’organitzador/a de la videoconferència té accés a algunes d’aqueixes funcions del rol d’ajudant/a (i a altres, com ara crear una enquesta, autoritzar o impedir l’ús del xat o compartir pantalla, etc.). Recomanem crear la videoconferència programant la sessió amb Google Calendar, pels avantatges següents:

  • Ens assegurem que l’enllaç serà vàlid per a la sessió (Google no el cancel·larà abans d’hora).
  • Podem invitar els participants a l’esdeveniment (de manera que s’incloga als seus calendaris).
  • La gravació, si n’hi ha, s’adjuntarà automàticament a l’esdeveniment (i podrem adjuntar-hi també altres documents).

En cas necessari, es pot transferir la condició d’organitzador/a de la videoconferència a un altre usuari transferint-li la propietat de l’esdeveniment del calendari (p. ex. de l’orador a l’ajudant/a).

4. Prepareu la presentació

Preparar la presentació, si aneu a utilitzar-ne una. Feu servir una tipografia de mida gran i una idea o concepte per diapositiva: d’aquesta manera resultarà més llegible en pantalla. Complementàriament, adjunteu la presentació a l’esdeveniment del calendari, o compartiu-la amb els participants per qualsevol altra via (p. ex. Aula Virtual). Així podran visualitzar-la pel seu compte amb més comoditat.

5. Assageu la presentació

Abans de la videoconferència, feu un assaig de la presentació i la compartició de pantalla. Compartir la pantalla en Meet resulta una mica incòmode perquè no veieu el mateix que veuen els participants i us podeu sentir insegurs.

Recomanem utilitzar les presentacions de Google, que permeten visualitzar les “notes de l’orador” en una finestra a banda mentre compartiu la finestra o pestanya de la presentació, i controlar la presentació des de la finestra de les notes.

6. Envieu un missatge als participants

Abans de la videoconferència, envieu un missatge als participants per a informar-los sobre els continguts de la sessió i sobre les qüestions de protocol què han de tindre en compte. No oblideu incloure-hi els elements següents:

  • Data, horari i durada de la sessió.
  • Com podran comunicar qualsevol problema (xat o veu).
  • Quan i com podran formular preguntes.
  • Recordar-los que silencien els micròfons i que els activen només quan hagen de parlar (i que els tornen a silenciar a continuació).
  • Recomanar que definisquen la resolució de recepció de vídeo a 720p (alta definició) en la configuració del Meet, especialment en cas que aneu a compartir pantalla.
  • Avisar-los si la sessió es grava.

7. Entreu amb temps en la videoconferència

Inicieu la videoconferència com a mínim cinc o deu minuts abans de l’hora prevista, per tindre temps de resoldre qualsevol problema tècnic.

  • Reduïu la quantitat d’aplicacions, finestres i pestanyes obertes, a fi de minimitzar els possibles errors i la càrrega de l’ordinador.
  • Definiu la resolució d’enviament de vídeo a 720p (alta definició), sobretot si aneu a compartir pantalla.
  • Comproveu el micròfon i quan entren els primers participants saludeu-los i demaneu que us avisen si no us estan escoltant.

8. Recordeu el protocol

Recordeu una vegada més als participants que silencien els micròfons, com poden comunicar problemes i com podran formular preguntes.

9. Inicieu la gravació

Recordeu-los, si escau, que la sessió es gravarà, i inicieu la gravació.

10. Compartiu pantalla

En compartir pantalla, per a assegurar-vos que funciona correctament, demaneu al principi que avisen si no veuen el que han de veure.