Bones pràctiques per a la realització de sessions de formació per videoconferència amb Google Meet

22 octubre 2020 (Actualització 31 març 2021)

Les videoconferències per a formació del personal (sessions en què s’explica algun procediment als participants, es resolen dubtes, etc.) es poden complicar si reuneixen molts participants i no les planifiquem prèviament. En aquest document compartim algunes bones pràctiques que nosaltres hem anat aprenent i definint.

Instruccions d'ús de Google Meet

Índex

1. Planifiqueu la sessió

En primer lloc, abans de la videoconferència, és convenient esbossar un guió dels continguts i un protocol per als participants. Algunes de les preguntes que ens podem plantejar serien les següents:

Quan s’admetran preguntes dels participants? Al final de la sessió? Intercalades durant la sessió?
Com formularan les preguntes els participants? Recomanem que demanen la paraula amb el botó d'alçar la mà i donar-los pas per ordre per a formular la pregunta oralment.
Es gravarà la sessió? La gravació pot resultar útil per a altres persones interessades que no puguen assistir-hi.

2. Repartiu els rols

En una videoconferència d’aquest tipus podem distingir dos rols amb funcions diferents:

Adreçar-se als participants per a donar les explicacions i contestar les preguntes (l’anomenarem “orador/a”).
Estar pendent del xat i dels participants: silenciar micròfons, admetre o no usuaris externs, expulsar algú si cal, solucionar alguna incidència tècnica, donar pas a les preguntes… (l’anomenarem “ajudant/a”).

Ambdós rols poden recaure en una sola persona, però pot resultar més còmode i eficient, si és possible, repartir-los entre dues persones, de manera que una segona persona exercisca d’ajudant/a i siga l’interlocutor/a principal de l’orador/a.

Si els dos rols han de recaure en la mateixa persona, serà preferible que els participants comuniquen oralment els possibles problemes i que utilitzen el botó d’alçar la mà per a demanar la paraula en torns de preguntes predefinits (p. ex. al final de la sessió), de manera que l’orador/a no n’haja d’estar pendent durant tota la sessió.

3. Programeu la videoconferència amb Google Calendar

En Google Meet, només l’organitzador/a de la videoconferència té accés a algunes d’aqueixes funcions del rol d’ajudant/a (i a altres, com ara crear una enquesta, autoritzar o impedir l’ús del xat o compartir pantalla, etc.). Recomanem crear la videoconferència programant la sessió amb Google Calendar, pels avantatges següents:

Ens assegurem que l’enllaç serà vàlid per a la sessió (Google no el cancel·larà abans d’hora).
Podem invitar els participants a l’esdeveniment (de manera que s’incloga als seus calendaris).
La gravació, si n’hi ha, s’adjuntarà automàticament a l’esdeveniment (i podrem adjuntar-hi també altres documents).

En cas necessari, es pot transferir la condició d’organitzador/a de la videoconferència a un altre usuari transferint-li la propietat de l’esdeveniment del calendari (p. ex. de l’orador a l’ajudant/a).

4. Prepareu la presentació

Preparar la presentació, si aneu a utilitzar-ne una. Feu servir una tipografia de mida gran i una idea o concepte per diapositiva: d’aquesta manera resultarà més llegible en pantalla. Complementàriament, adjunteu la presentació a l’esdeveniment del calendari, o compartiu-la amb els participants per qualsevol altra via (p. ex. Aula Virtual). Així podran visualitzar-la pel seu compte amb més comoditat.

Més consells per al disseny i utilització de presentacions en docència en línia

5. Assageu la presentació

Abans de la videoconferència, feu un assaig de la presentació i la compartició de pantalla. Compartir la pantalla en Meet resulta una mica incòmode perquè no veieu el mateix que veuen els participants i us podeu sentir insegurs.

Recomanem utilitzar les presentacions de Google, que permeten visualitzar les “notes de l’orador” en una finestra a banda mentre compartiu la finestra o pestanya de la presentació, i controlar la presentació des de la finestra de les notes.

Visualitzar els participants en Google Meet mentre es comparteix pantalla

Compartir una presentació de Google Slides en Meet visualitzant les notes del presentador

6. Envieu un missatge als participants

Abans de la videoconferència, envieu un missatge als participants per a informar-los sobre els continguts de la sessió i sobre les qüestions de protocol què han de tindre en compte. No oblideu incloure-hi els elements següents:

Data, horari i durada de la sessió.
Com podran comunicar qualsevol problema (xat o veu).
Quan i com podran formular preguntes.
Recordar-los que silencien els micròfons i que els activen només quan hagen de parlar (i que els tornen a silenciar a continuació).
Recomanar que definisquen la resolució de recepció de vídeo a 720p (alta definició) en la configuració del Meet, especialment en cas que aneu a compartir pantalla.
Avisar-los si la sessió es grava.

7. Entreu amb temps en la videoconferència

Inicieu la videoconferència com a mínim cinc o deu minuts abans de l’hora prevista, per tindre temps de resoldre qualsevol problema tècnic.

Reduïu la quantitat d’aplicacions, finestres i pestanyes obertes, a fi de minimitzar els possibles errors i la càrrega de l’ordinador.
Definiu la resolució d’enviament de vídeo a 720p (alta definició), sobretot si aneu a compartir pantalla.
Comproveu el micròfon i quan entren els primers participants saludeu-los i demaneu que us avisen si no us estan escoltant.